Evitare e ridurre il più possibile la portata negativa delle minacce, ma anche volgere i rischi in opportunità positive per l’azienda. È questa la sfida che project manager e team member devono affrontare quotidianamente nella gestione del rischio aziendale. Stabilire e applicare con grande precisione un processo sistematico di risk management serve a creare processi progettuali più fluidi, realizzando esperienze soddisfacenti per tutte le persone coinvolte.
Una definizione comune di rischio è “un evento incerto che se accade può avere un impatto positivo o negativo sugli obiettivi di un progetto”. È piuttosto naturale la falsa credenza che i rischi posseggano intrinsecamente effetti negativi. In realtà, una mentalità aperta anche a quei rischi che creano opportunità positive, aiuta a gestire i progetti in modo più intelligente e ottimizzato con processi snelli e profittevoli. Nel momento in cui si estraggono i rischi per creare opportunità, si accetta l’inevitabile per convertirlo in vantaggio proprio.
Tutti i processi di risk management seguono gli stessi steps di base, sebbene vengano utilizzate differenti espressioni per definirli. La combinazione armonica di questi cinque passaggi consente di sviluppare un processo di risk management semplice ed efficace.
Step 1: Identify the Risk. Innanzitutto, è necessario svelare, riconoscere e descrivere i rischi che potrebbero influenzare i progetti o i loro risultati.
Step 2: Analyze the risk. Una volta identificati, si determina la probabilità e le conseguenze di ciascun rischio. Si sviluppa una consapevolezza della natura del rischio e il suo potenziale di influenza sugli obiettivi dei progetti.
Step 3: Evaluate or Rank the Risk. Si valuta e classifica il rischio determinando la grandezza, che è la combinazione della probabilità e delle conseguenze. Si prende una decisione se il rischio è accettabile o serio abbastanza da allarmare un trattamento immediato.
Step 4: Treat the Risk. Si valutano i rischi classificati più in alto e si definisce un piano di trattamento per raggiungere accettabili livelli di rischio. Come si può minimizzare la probabilità di rischi negativi e incentivare le opportunità? Si creano strategie di mitigazione, piani preventive e di contingenza.
Step 5: Monitor and Review the risk. In quest’ultimo step si prende in mano il Project Risk Register, una struttura tabulare che racchiude tutte le informazioni raccolte nei passaggi precedenti e che si usa per monitorare, tracciare e rivedere i rischi.
L’incertezza rappresenta il cuore pulsante del rischio: non si può mai sapere se un evento sta per accadere nell’imminente presente o se accadrà nel futuro, come sono incerte le conseguenze operative se il rischio occorresse. Se però si definisce la cornice attorno l’incertezza, allora si rendono i progetti invulnerabili al rischio. Ci si può muovere quindi con più confidenza per raggiungere gli obiettivi di progetto. Identificando e gestendo una lista chiara e precisa di rischi calcolati e previsti, sorprese e barriere spiacevoli possono essere ridotte e opportunità d’oro scoperte.
Il risk management aiuta anche a risolvere i problemi nel momento in cui incorrono perché sono stati previsti e i piani di gestione e trattamento sono già stati sviluppati. In questo modo si riescono ad evitare reazioni impulsive alla risoluzioni di problemi che sono già stati anticipate con razionalità.
Tutto ciò rende i project teams e gli stakeholders meno stressati e più soddisfatti. Il risultato ultimo è la riduzione degli impatti delle minacce e la cattura delle buone opportunità.
