Il piano di emergenza: cos’è, a cosa serve, come si prepara

La sopravvivenza di una organizzazione nel tempo, è risaputo, dipende da numerosi fattori di natura endogena ed esogena alla stessa, ciascuno dei quali è caratterizzato da una certa attitudine a creare effetti concreti e apprezzabilmente percepibili da un osservatore. Questa caratteristica, intrinseca di ognuno di detti fattori, è sovente chiamata “pericolo” e, conseguentemente, associata a due informazioni distinte tra loro, non necessariamente indipendenti: la probabilità che l’effetto concreto si realizzi, e l’impatto che ha (o potrebbe avere) sul sistema in cui si verifica. Queste sono le intuizioni basilari per la gestione dei rischi, in qualunque àmbito si voglia applicare. Elemento primario, dunque, è riuscire a individuare i fattori i questione, per poi procedere a contestualizzarli nel modo più opportuno affinché possano fornire informazioni utili a chi, dell’organizzazione, ne deve rispondere. Se da un lato, quindi, individuare i pericoli è l’evento iniziale per una valutazione dei rischi, dall’altro, parallelamente, dovrebbe essere anche quello per la preparazione di un piano di emergenza, che, a differenza dalla prima, non vuole fornire una descrizione del rischio in funzione della probabilità che un determinato pericolo generi un determinato impatto a determinate condizioni, ma vuole immaginare lo scenario peggiore in cui l’organizzazione si troverebbe se un determinato pericolo si realizzasse; in altre parole: un piano di emergenza dà per scontato che esista una “probabilità”, semplicemente perché assume che l’evento generato dal pericolo sia “certo”, cioè che accada sicuramente.

Chiaramente, un piano può avere molteplici estensioni, andando anche a immaginare differenti situazioni in cui l’impatto si manifesta in modalità e con qualità differenti, ma certamente non può avere un numero di scenari inferiore al numero di pericoli individuati, posto che ciascuno di essi può portare ad almeno un’emergenza. Questo, almeno, in linea teorica.

Piano di emergenza, cosa deve comprendere

La letteratura e l’esperienza, infatti, ci suggeriscono che, anche in osservanza di un principio di efficientamento delle risorse, il piano di emergenza può contemplare (dovrebbe contemplare almeno) solamente gli scenari che si riferiscono ai rischi maggiormente elevati. Ciò è suggerito anche da diverse norme, tra cui quelle in materia di sicurezza sul lavoro o di sicurezza ambientale, in cui è indicato come obbligo, per esempio, quello di sviluppare piani di emergenza per gestire gli incendi o le pandemie (il famoso “protocollo condiviso anti-COVID”, ne è un valido esempio).

Proprio il “protocollo condiviso”, in effetti, ci fornisce lo spunto per ragionare sul fatto che, tanto più è estesa l’emergenza, tanto più le attività per affrontarla dovrebbero essere coordinate o, almeno, rese omogenee e applicabili a quanti più contesti organizzativi possibili. La soluzione che si era trovata all’epoca, quindi, era stata quella di imporre dall’alto quello che, a tutti gli effetti, è un vero e proprio piano di emergenza per gestire la pandemia nelle organizzazioni di lavoro (protocolli simili erano stati adottati anche nel comparto sportivo sia professionale che dilettantistico, ricorderete).

Tuttavia, non sempre, la norma fornisce direttamente il contenuto del piano. Per quanto riguarda l’incendio, infatti, osserviamo che, sia il DM 10/03/1998, prima, che il DM 02/09/2021, ora, forniscono “solo” un’indicazione di ciò che il piano di emergenza finalizzato a gestire gli incendi nei luoghi di lavoro deve contenere, lasciando poi all’organizzazione il gravoso e importante compito di stabilirne il contenuto, avendo piena coscienza che deve articolarsi su questi argomenti (rif. Allegato II del DM 02/09/2021):

• Le azioni che i lavoratori devono mettere in atto in caso di incendio;
• Le procedure per l’evacuazione del luogo di lavoro che devono essere attuate dai lavoratori e dalle altre persone presenti;
• Le disposizioni per chiedere l’intervento dei vigili del fuoco e per fornire le necessarie informazioni al loro arrivo;
• Le specifiche misure per assistere le persone con esigenze speciali.

Lo stesso DM 02/09/2021, si preoccupa di elencare anche i fattori da tenere presenti nella compilazione e da riportare nel piano, che si riportano per completezza informativa (rif. Allegato II del DM 02/09/2021):

• Le caratteristiche dei luoghi, con particolare riferimento alle vie di esodo;
• Le modalità di rivelazione e di diffusione dell’allarme incendio;
• Il numero delle persone presenti e la loro ubicazione;
• I lavoratori esposti a rischi particolari;
• Il numero di addetti all’attuazione ed al controllo del piano nonché all’assistenza per l’evacuazione (addetti alla gestione delle emergenze, dell’evacuazione, della lotta antincendio, del primo soccorso);
• Il livello di informazione e formazione fornito ai lavoratori;
• le necessità particolari delle persone con esigenze speciali.

Sempre lo stesso allegato, prevede che il piano di emergenza debba essere caratterizzato da istruzioni operative chiare, inequivocabili, semplici da comprendere e, soprattutto, scritte, che includano:

• I compiti del personale di servizio incaricato di svolgere specifiche mansioni con riferimento alla sicurezza antincendio, quali, a titolo di esempio: telefonisti, custodi, capi reparto, addetti alla manutenzione, personale di sorveglianza;
• I compiti del personale cui sono affidate particolari responsabilità in caso di incendio;
• I provvedimenti necessari per assicurare che tutto il personale sia informato sulle procedure da attuare;
• Le specifiche misure da porre in atto nei confronti di lavoratori esposti a rischi particolari;
• Le specifiche misure per le aree ad elevato rischio di incendio;
• Le procedure per la chiamata dei vigili del fuoco, per informarli al loro arrivo e per fornire la necessaria assistenza durante l’intervento.

Per rendere più efficacemente attuabile il piano, inoltra, esso deve contenere, anche una o più planimetrie nelle quali siano riportati almeno:

• Le caratteristiche distributive del luogo, con particolare riferimento alla destinazione delle varie aree, alle vie di esodo ed alle compartimentazioni antincendio;
• L’ubicazione dei sistemi di sicurezza antincendio, delle attrezzature e degli impianti di estinzione;
• L’ubicazione degli allarmi e della centrale di controllo;
• L’ubicazione dell’interruttore generale dell’alimentazione elettrica, delle valvole di intercettazione delle adduzioni idriche, del gas e di altri fluidi tecnici combustibili;
• L’ubicazione dei locali a rischio specifico;
• L’ubicazione dei presidi ed ausili di primo soccorso;
• I soli (eventuali) ascensori utilizzabili in caso di incendio.

Piano di emergenza, come si attua

Sfruttiamo ancora l’esempio del DM 02/09/2021 per osservare che, data la presunta rilevanza dell’emergenza incendio, è previsto che il linguaggio usato per scrivere il piano sia comprensibile a tutti, e che, comunque, e sicuramente all’interno della stessa organizzazione, tutti debbano conoscerne i contenuti e debbano essere organizzate sessioni formative, informative e di addestramento durante le quali le informazioni e le nozioni proprie del piano di emergenza possano essere simulate e provate con un approccio esperienziale diretto. Va da sé, che per più luoghi di lavoro ubicati nello stesso edificio, ma facenti capo a titolari diversi, i piani di emergenza devono essere coordinati tra loro, esattamente come le simulazioni e le prove.

Vale la pena soffermarci per un approfondimento sulla nozione di “persone con esigenze particolari”: questa categoria serve a discriminare secondo questa logica:

Sarebbe, quindi, un gravissimo errore se ci si limitasse a includere nella categoria delle “persone con esigenze speciali” solo i disabili.

Vale la pena, anche, soffermarsi a riflettere sul fatto che, come sempre, un ruolo strategico lo giocano le informazioni e, quindi, i sistemi informativi, che dovrebbero essere coinvolti adeguatamente e coerentemente con l’obiettivo da raggiungere: informazioni come la quantità di merce in giacenza, o la loro resistenza al fuoco, potrebbero facilmente essere reperite nel modulo dell’ERP che serve il magazzino; informazioni sulla presenza o l’assenza di lavoratori potrebbero essere estratte del modulo che serve la Funzione HR; informazioni sul numero e tipo di pazienti ricoverati, e le loro esigenze speciali, potrebbero essere ottenute interrogando il DSE. Sotto questo aspetto, quindi, si potrebbe facilmente sostenere che avere un data warehouse orientato alla sicurezza sul lavoro, potrebbe supportare adeguatamente la stesura di un piano di emergenza.

Uscendo dalla dimensione della sicurezza sul lavoro e volendo provare a generalizzare, per quanto possibile, e ragione per concetti astratti, un piano di emergenza dovrebbe essere inteso come uno strumento che deve essere conosciuto, utilizzato e utilizzabile da tutto il sistema di riferimento, il cui contenuto riporta tassonomicamente le attività da svolgere e le decisioni che possono essere prese nell’ambito di almeno uno scenario in cui almeno un pericolo si sta realizzando. Per supportare le fasi decisionali, il piano dovrebbe riportare informazioni prestabilite e accuratamente selezionate sulla base di criteri come attendibilità, esattezza, pertinenza, integrità, completezza, tempestività, eccetera. Per risultare efficace (tendenzialmente l’efficienza, in un piano di emergenza, è secondaria), poi, il piano dovrebbe essere il più lineare possibile, ovvero limitare al minimo indispensabile, pur ragionando in termini di adeguatezza, le ramificazioni dovute alle decisioni da prendere, anche e non solo perché più si rende complesso e articolato il processo di gestione dell’emergenza, più si introduce un ulteriore rischio: quello di eseguirlo male e di fallire, posto che il tempo per rispondere è sicuramente estremamente limitato.

Piano di emergenza, esemplificazioni pratiche

Per rendere meglio l’idea, si può ricorrere a un’esemplificazione, usando schemi grafici noti, come il diagramma di Perrow (che mette in relazione gli “accoppiamenti”, che possono essere “laschi” o “stretti” a seconda del tempo che può trascorrere tra un evento e il successivo, e le “interazioni”, che possono essere “lineari” o “complesse” a seconda delle ramificazioni che gli eventi possono generare, permettendo di osservare gli eventi maggiormente rischiosi nel quadrante in alto a destra e quelli minormente rischiosi in basso a sinistra) o uno schema BPMN. L’esempio riguarda tre differenti modi di affrontare un incendio.

Nel primo caso, si osserva come una linearità del processo di gestione dell’emergenza, senza introdurre ramificazioni, sia meno “rischioso”. Questo potrebbe essere il caso in cui non sono presenti addetti antincendio e il piano preveda solo ed esclusivamente di scappare verso il punto di raccolta

Figura – caso 1

Nel secondo caso, si osserva come un piano di emergenza, che presuppone che tutti i presenti siano addetti all’antincendio capaci, competenti e addestrati, e che include due momenti decisionali, sia più “rischioso” rispetto al primo (ma meno rispetto al terzo che vedremo tra poco).

Figura – caso 2

Nel terzo caso, il piano di emergenza contempla l’interazione tra almeno due persone appartenenti a due ruoli organizzativi diversi e presuppone che tutti i presenti siano addetti all’antincendio capaci, competenti e addestrati. La presenza di diversi momenti decisionali, da cui possono derivare anche attività da svolgere in parallelo, oltre al coinvolgimento di soggetti terzi all’organizzazione (gli enti di soccorso), accresce ulteriormente il livello di rischio del processo.

Figura – caso 3

Il diagramma di Perrow qui proposto illustra graficamente il concetto di “rischiosità” del piano, legata alla possibilità che fallisca in funzione della complessità dello stesso, ovvero degli attori che si coinvolgono.

Figura – diagramma di Perrow

Conclusioni

Affrontare un’emergenza impreparati è certamente deleterio e assolutamente non raccomandabile, ma non tutte le emergenze necessitano lo stesso approccio e assorbono le stesse risorse. Queste caratteristiche dipendono fortemente dal contesto e dalla valorizzazione che si è deciso di dare alle entità (beni o persone che siano) da proteggere e mettere al sicuro dall’emergenza che le sta coinvolgendo o minacciando. Se lo si vuole considerare come “strumento”, quindi, il piano di emergenza dovrà risultare utilizzabile non solo nell’ambiente di riferimento, ma anche dalle persone che sono presenti. Ne discende, quindi, che il documento dovrà essere ponderato e assimilato e non sarà possibile fare troppo affidamento a modelli “standardizzati”, poiché potrebbero non rispondere al bisogno che emergerà in relazione all’emergenza.

Articolo originariamente pubblicato il 13 Gen 2023