Basta con gli archivi cartacei vecchi, polverosi, disordinati, ingombranti e difficili da consultare. Il futuro delle aziende di successo ormai parla la lingua del “paperless”, della dematerializzazione dei documenti. I vantaggi non si fanno sentire solo sul piano economico (se consideriamo che ogni foglio prodotto costa circa 2 euro l’anno, che ogni individuo ne stampa, in media, 32 al giorno e che il 75% della modulistica è in formato cartaceo), ma anche su quello ambientale. Alcuni studi hanno messo in luce infatti che eliminare la stampa di 1 foglio su 5 ridurrebbe di circa 800mila tonnellate le emissioni inquinanti. Diminuire l’uso della carta, quindi, significa salvare alberi (per produrre 1 tonnellata di carta vergine occorrono 15 alberi) e risparmiare denaro.
E’ in questo scenario che nasce Firmadoc, la piattaforma che permette di creare qualsiasi template di documento e attraverso l’app sul tablet si potranno riempire i campi e farlo firmare. Una copia in pdf verrà memorizzata su cloud e un’altra inviata per email al cliente senza stampare una sola pagina. Si tratta di un sistema che presenta reali vantaggi su più fronti: ambiente di lavoro più eco-sostenibile, meno spazi occupati, accesso istantaneo ai dati, tracciabilità e conservazione sicura, documenti giuridicamente validi e non soggetti a deterioramento.
Documenti sempre disponibili sulla piattaforma
Grazie all’aiuto di un editor wysiwyg (what you see is what you get), è possibile personalizzare e formattare in modo semplice e intuitivo qualsiasi file, inserendo campi dinamici di testo, textarea, checkbox, spazi per la firma e immagini. Una volta completato il processo, il modulo è pronto per essere compilato dagli utenti attraverso un tablet, inserendo le voci richieste e firmando direttamente tramite l’app. Una copia in pdf verrà memorizzata su cloud e un’altra sarà inviata via email al destinatario interessato. Nessuna pagina verrà stampata, ma tutti i dettagli saranno sempre disponibili e consultabili sulla piattaforma.
“L’idea di sviluppare questo sistema nasce da episodi reali. Quante volte ci è capitato di ritrovarci a firmare un’infinita serie di documenti, tra liberatorie per la privacy in hotel, contratti, ricevute fiscali e molto altro? Proprio durante un incontro di lavoro, durante il quale ho dovuto aggiornare manualmente la mia anagrafica, ho riflettuto su quanta carta e inchiostro si sarebbero potuti risparmiare se quei fogli fossero stati digitali e quanti metri cubi di spazio per lo stoccaggio di tutta quella documentazione potevano essere liberati”, afferma il brand manager Alessandro Papini. “Firmadoc.cloud rappresenta per le aziende una soluzione efficace anche per il backup delle informazioni, che avviene in automatico, agevola l’archiviazione e la tracciabilità dei file e riduce al minimo i costi di gestione, oltre a minimizzare il rischio di perdita di dati”.
