Il new normal del mondo uffici è un modo di vivere gli spazi un po’ diverso rispetto a prima. La pandemia ha forzato l’evoluzione del workplace, che si trasforma e si concentra sulle persone e su un nuovo concetto di sicurezza – safety e security – in funzione di un perimetro elastico. Cambia, dunque, anche l’approccio al facility management.
La risposta del facility management alle esigenze delle aziende nella fase post Covid è già visibile nei cambiamenti che riguardano gli edifici, dove si riducono i metri quadrati ma si investe di più sulla qualità degli ambienti. Agli uffici, intesi nella concezione classica del termine, si affiancano aree comuni condivise da diverse aziende, tipicamente per le riunioni ma anche per i momenti di socialità, in un modello evoluto di co-working applicato a spazi di lavoro che continuano a essere vissuti, anche in modo tradizionale.
Un dato particolarmente esplicativo della situazione è la riduzione della superficie dedicata agli uffici, valutabile attorno al 5% in metri quadrati secondo le rilevazioni dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano. Un altro dato da tenere in considerazione è la ricerca di nuovi spazi in edifici diversi, energeticamente efficienti ma anche organizzabili diversamente all’interno, con un’attenzione maggiore alla qualità della fruizione in termini di benessere lavorativo e interpersonale. Sempre secondo i dati del Politecnico, le aziende che stanno valutando una delocalizzazione degli uffici nel new o next normal del dopo pandemia sono il 60% del totale, un numero impressionante che dà l’idea del cambiamento in atto.
Le nuove interessanti sfide del facility management
Per il facility managment il momento è interessante e apre nuove sfide. “La tendenza era già orientata verso share desk, spazi condivisi e spazi aperti, ma il cigno nero ha impresso un’accelerazione fortissima e in pochi mesi abbiamo visto quello che sarebbe stato normale attendersi in dieci anni”, afferma Vincenzo Noviello, general manager di Nazca, tra gli operatori di riferimento nel mercato del facility e property management.
“Per chi opera nel nostro settore, i motivi di interesse sono soprattutto due: da una parte, il coinvolgimento nella progettazione e realizzazione di nuovi spazi che poi andranno corredati di servizi, dall’altra la nascita di nuove esigenze – per esempio quella di reception evolute che diventano l’hub informativo dell’edificio aziendale – legata all’innalzamento qualitativo dell’ambiente ufficio. Entrambe queste cose rendono il facility management sempre più una piattaforma su cui lavorare per modellare servizi flessibili che rispondano alle esigenze sia dei proprietari sia degli utilizzatori degli edifici”.
Facility management e gestione delle risorse (umane)
Risorse umane, spazi e sicurezza sono i temi su cui ci si confronta. Nel caso delle persone, con un rinnovato riguardo per il benessere psico-fisico a cui l’ambiente ufficio può contribuire. Dall’azienda customer-centrica all’azienda employee-centrica è un passaggio visibile anche in altre aree, per esempio l’IT: dipendenti e collaboratori che si sentono a proprio agio lavorano meglio e le prestazioni dell’azienda ne traggono beneficio. Ciò vale tanto per gli strumenti di lavoro quanto per i fattori che influiscono sul benessere lavorativo, per esempio la luce, la qualità dell’aria, gli arredi e anche il verde.
Il nuovo modo di lavorare che si sta affermando è ibrido: ufficio e attività da casa. Molte aziende hanno digitalizzato i processi durante la pandemia e ora possono aumentare le giornate in cui è possibile lavorare da remoto. Secondo l’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, si passerà dal solo giorno alla settimana prima della pandemia a una media di 2,7 giornate a fine emergenza. Nelle proposte di lavoro per attirare risorse e talenti contano alla pari la possibilità di lavorare in parte da casa, con dotazioni adeguate, e un ambiente ufficio stimolante per le relazioni professionali e interpersonali.
Facility management e gestione degli spazi
L’ufficio del new o next normal è tante cose. “Deve assomigliare a una casa per permettere alle persone di sentirsi a proprio agio – dice Noviello – senza smettere di essere un ambiente che stimola le persone a lavorare. Deve avere la formalità di una sala riunioni dove accogliere al meglio gli ospiti, ma anche il calore di un salotto dove incontrare gli amici-colleghi e vivere i progetti in una modalità immersiva diversa da quella della scrivania. Aree flessibili, informali, che favoriscono la collaborazione tra le persone: nelle aziende più evolute questo era già iniziato e ha avuto un’accelerazione, in altre è la modalità a cui si sta puntando”.
In un edificio multipiano trovano spazio più aziende, ciascuna con una propria superficie dedicata a ufficio tradizionale, spesso più piccola ma più accogliente rispetto a prima della pandemia, dove le persone si alternano nei diversi giorni della settimana. Il piano terra invece è a disposizione di tutte le aziende del palazzo e vi trovano posto gli spazi per la socialità, il relax e spesso anche le riunioni. “Non un co-working in senso stretto ma piuttosto un insieme di uffici tradizionali gestiti con la logica del co-working da un operatore specializzato”. Ecco ciò che si sta affermando e che oggi appassiona l’ambiente del facility management.
Facility management e sicurezza
Fronte sicurezza, la nuova normalità cambia le cose in un modo abbastanza radicale sia se la intendiamo come safety sia se la intendiamo come security gestione del rischio di tipo cyber. Il controllo degli accessi, certamente informatici ma anche fisici, è diventato importantissimo nei nuovi uffici, dove l’esigenza è proteggersi da ingressi di personale non autorizzato ma anche regolare i flussi e controllare i documenti come il green pass. Servizi di questo tipo diventano parte integrante nelle proposte di facility management.
Per quanto riguarda gli obblighi di legge circa la sicurezza e la salute dei lavoratori restano da capire una serie di cose. A cominciare dalla definizione di sicurezza sul lavoro in un ambiente ibrido casa-ufficio. “Il tema è aperto e spetta al legislatore definirne i contorni – conclude Noviello – mentre spetteranno a noi operatori del facility management le risposte alle esigenze che si presenteranno”.
