Quanto si può risparmiare con la digitalizzazione? Oppure, visto in ottica di ROI (Return on Investment), in quanto tempo si può ottenere il break-even dopo avere investito in tecnologie digitali? Si tratta di temi che oggi interessano le organizzazioni alle prese con la migrazione di molti processi aziendali su sistemi che abilitano la dematerializzazione documentale. Tra questi, rientrano quei sistemi che si candidano a sostituire i modelli di firma tradizionale con la firma elettronica sia per le attività interne sia per i flussi che coinvolgono l’onboarding dei clienti. Le cosiddette soluzioni per l’e-signature rappresentano infatti una frontiera che porta non solo efficienza e risparmio, ma anche una maggiore sostenibilità. Dimensioni che si possono misurare in maniera puntuale con metodi rigorosi. Uno di questi è rappresentato dalla metodologia Value Wheel, sviluppata da Euronovate Group. La “ruota del valore”, dal nome dal grafico circolare che ne sintetizza i risultati, consente di calcolare l’impatto in termini di ROI e di sostenibilità grazie all’adozione di soluzioni di firma elettronica.
I costi, economici e ambientali, di un processo di firma
Il presupposto da cui parte la metodologia Value Wheel applicata alla firma digitale prende le mosse dalla sottostima che spesso accompagna i costi associati a un documento firmato. I principali si riferiscono ai consumi di carta e di energia, all’uso delle stampanti e alla necessità di disporre di spazi fisici per l’archiviazione. Qualsiasi organizzazione privata o pubblica amministrazione non può prescinderne. Tutti questi costi comportano anche un impatto ambientale che oggi viene determinato attraverso gli indicatori ESG. Per comprendere la rilevanza di tali indicatori, occorre pensare che sono sempre più spesso considerati da investitori e istituzioni finanziarie con l’intento di decidere dove indirizzare le proprie risorse. Basti pensare che nei prossimi anni si prevede una crescita importante degli investimenti basati sui criteri ESG. Secondo un’analisi di PwC, il volume di questi investimenti dovrebbe raggiungere i 33,9 trilioni di dollari entro il 2026, pari al 21,5% degli asset gestiti.
Misurare i benefici della firma elettronica
L’aspetto interessante della metodologia Value Wheel è che non permette soltanto di appurare quanta CO2 in meno una firma elettronica sarebbe in grado di ridurre, in linea con la prima lettera dell’acronimo ESG (Environmental). Si tratta di uno strumento che aiuta anche ad accertare l’incidenza sull’ottimizzazione del tempo e sull’efficienza per gli stakeholder e per i dipendenti dell’azienda. In pratica, due elementi che ricadono sotto le altre due parole contemplate nella sigla ESG, cioè Social e Governance. Un esempio di questo si può ricavare da un processo noto a tutti come la consegna di una carta di credito. Se prima occorreva un mese dall’apposizione della firma al recapito, adesso la pratica può essere completata in meno di un’ora per poi far ottenere la carta al cliente nel giro di un paio di giorni. È evidente che i due fattori su cui si concentra il soggetto che emette la carta di credito, vale a dire ROI e sostenibilità ESG, acquistano pari importanza grazie a una soluzione di e-signature. Il primo, in quanto il risparmio lungo il processo rende certo il ritorno sull’investimento. Per quanto riguarda la sostenibilità – ambientale, sociale e di governance -, è assicurata da minori consumi di carta e di energia, dalla soddisfazione dei clienti dal punto di vista della customer experience e da quella dei dipendenti che sono sollevati da compiti e attività a scarso valore (dalla scansione di un documento alla sua catalogazione tradizionale).
Dalla sanità alla GDO, dove implementare la firma elettronica
Se ci soffermiamo su quest’ultimo fattore, i minuti o le ore sottratte a un’attività routinaria possono essere reinvestiti in attività a maggior valore. Con un vantaggio di cui beneficiano azienda, lavoratore, cliente e comunità nel suo complesso. E non solo in contesti come quello bancario a cui fa riferimento la carta di credito citata prima, ma in qualsiasi comparto che al momento sconta ritardi e inefficienze che minano il rapporto tra cittadini e istituzioni. La Sanità è probabilmente il caso più emblematico, poiché le code e i tempi di attesa spesso sono causati da una gestione dei flussi scarsamente digitalizzata. O ancora, in campo privato, la GDO rappresenta un altro ambito in cui la digitalizzazione può fare davvero la differenza. Un importante operatore della GDO presente a livello nazionale ha recentemente implementato soluzioni di e-signature per i suoi oltre 3300 punti vendita. In media la catena stipula circa 48 mila contratti (carte fedeltà e altre forme di affiliazione) all’anno che richiedono più di 330 mila fogli di carta da firmare. La metodologia Value Wheel ha permesso di attestare che il break-even sull’investimento si è raggiunto dopo solo 6 mesi. Inoltre, è stato possibile calcolare un ROI pari al 134%, vale a dire a 227.321 euro, nell’arco di 3 anni.
Non solo tecnologia, perché è importante il Value Wheel
Per la stessa GDO, Value Wheel ha dimostrato in che modo la scelta delle componenti hardware e software di un sistema di firma elettronica stia incidendo sui 3 pilastri dell’ESG. In termini ambientali, la riduzione delle emissioni corrisponde a 1,5 tonnellate di CO2, con consumi energetici inferiori che sfiorano i 400 mila kw. Sul fronte social, invece, il tempo risparmiato è uguale a 5.600 ore all’anno, cioè 11 minuti per addetto ogni giorno. Infine, con riguardo alla Governance, e in particolare alla compliance normativa e alla gestione del rischio che devono essere rispettati in ogni contratto firmato, le soluzioni di e-signature non solo sono state in grado di assicurarle, ma con una velocità 100 volte superiore rispetto alla modalità standard.
Il caso appena riportato serve a far capire che in un percorso di digitalizzazione l’implementazione della tecnologia è una delle leve, non l’unica, a determinare il successo di un progetto. Prima ancora dell’implementazione, è fondamentale l’analisi del processo su cui va a innestarsi poi la soluzione specifica. Quando si parla di firma elettronica, ad esempio, si distinguono 3 tipologie: la firma elettronica semplice (FES), quella qualificata (FEQ) e la firma elettronica avanzata (FEA). Ogni settore prevede per legge l’adozione di uno di questi tipi di firma, con margini di discrezionalità che il fornitore di tecnologia conosce bene e su cui deve indirizzare l’azienda. Soprattutto, deve aiutarla a valutare i pro e i contro, fornendo gli strumenti affinché l’organizzazione si orienti in maniera ottimale. Il Value Wheel è uno di questi strumenti, proprio perché dà la certezza del ritorno sull’investimento e rende misurabile la conformità ai parametri ESG.
