La gestione documentale delle note spese a norma DPCM 2013

L’evoluzione in campo normativo del concetto di documento informatico permette di realizzare, attraverso l’utilizzo di piattaforme di gestione documentale sufficientemente versatili, soluzioni rapide ed efficaci per informatizzare l’acquisizione e la conservazione di tipologie di documenti quali ad esempio le note spese e i relativi giustificativi, a norma del DPCM 2013.

In conseguenza del fatto che, ai sensi del art.1 lett. P del CAD si definisce il “documento informatico” come “qualunque documento elettronico che contiene la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti anche ai fini tributari”, anche i giustificativi di spesa, fino ad ora gestiti quasi totalmente in formato cartaceo, possono beneficiare di questa opportunità di conservazione, pur mantenendo a tutti gli effetti l’efficacia probatoria necessaria in caso di verifiche.

La risoluzione 96/E 2017 dell’Agenzia delle Entrate

La risoluzione 96/E 2017 dell’Agenzia delle Entrate interviene, a fronte di un interpello ben circostanziato, per chiarire in modo molto semplice e per una volta risolutivo, le modalità con cui si deve digitalizzare il processo di acquisizione e conservazione a norma dei documenti fiscali.

In sostanza nella risoluzione sono indicati i principi a cui attenersi e le soluzioni adottabili prospettando una soluzione pratica di questo tipo:

• I documenti analogici (cartacei) possono essere sostituiti da quelli informatici, sia acquisendoli direttamente in questo formato, sia realizzando duplicati informatici di documenti cartacei (copia per immagine di documento analogico su documento elettronico), ad esempio scannerizzando o addirittura fotografando il giustificativo in ogni sua parte, avendo ovviamente cura che ne sia mantenuta la leggibilità.
• I suddetti giustificativi così duplicati divengono perciò immodificabili e possono essere caricati nel sistema di gestione integrati da ulteriori dati di riferimento ad opera del dipendente trasfertista tramite accesso con ID utente e password, oppure possono essere elaborati con lettura OCR per rilevare dagli stessi in modo automatico i dati necessari alla compilazione della nota spese. In questa fase è comunque possibile la revisione dei dati da parte dello scrivente.
• In dipendenza dei documenti e dei dati inseriti, è possibile procedere da parte del trasfertista, tramite accesso all’applicazione preposta con dati identificativi personali composti da nome utente e password (che costituiranno la firma elettronica del documento), alla creazione automatica della nota spese in forma tabellare, con registrazione di righe omogenee numerate progressivamente, ognuna delle quali riporta i dati rilevanti di un singolo giustificativo, i dati di categorizzazione, nonché in calce le immagini dei giustificativi.
• La nota spese così formata viene inoltrata, sempre tramite applicazione, alla funzione aziendale preposta alla sua approvazione, che avrà la possibilità di verificare voci di spesa e leggibilità dei relativi giustificativi con facoltà di rifiutare o decurtare quanto inserito, mantenendo una tracciatura completa dell’operato da parte del sistema di gestione.
• Una volta approvata, la nota spese viene ammessa al pagamento, registrata nei sistemi contabili dell’azienda ed inoltrata al servizio di conservazione elettronica.

La distruzione dei giustificativi analogici a norma del DPCM 2013

È molto importante inoltre rimarcare che la distruzione dei giustificativi analogici può avvenire solo al completamento del processo di conservazione, ai sensi dell’art. 5 del DPCM 2013, come previsto dall’ art. 4 comma 3 del DM 17 giugno 2014; fino a tale data il trasfertista (o chi per lui) sarà tenuto a conservare i giustificativi nel formato originario e renderli disponibili alle autorità in caso di verifica.

La natura di documento analogico originale non unico di gran parte dei giustificativi ne rende possibile la distruzione senza l’intervento di un pubblico ufficiale che attesti la conformità delle copie all’originale. È sempre utile ricordare che le schede carburanti sono considerate documenti unici e in quanto tali non distruggibili anche dopo aver provveduto ad effettuarne la copia informatica.

Una delle eccezioni più frequenti a quando detto nel precedente paragrafo riguardano i giustificativi emessi da soggetti economici esteri di paesi Extra UE con i quali lo stato italiano non ha una reciproca assistenza in materia fiscale: in questo caso questi devono essere considerati come “originali ed unici” e ne cambierà di conseguenza le modalità di conservazione.

La compilazione delle note spese a norma del DPCM 2013

La compilazione delle note spese può apparire un’operazione lineare, ma è necessario completarne l’acquisizione associandole con dati/informazioni utili alla loro corretta classificazione/archiviazione e ricerca. Di seguito un set di metadati, alcuni dei quali obbligatori, che ragionevolmente può essere associato alle note spese compilate da un dipendente:

• Qualifica del dipendente

• Ragione sociale dell’azienda

• Date della trasferta lavorativa

• Voci di spesa (vitto, alloggio, spostamenti)

• Importo e relativa data per ogni spesa

• Metodo di pagamento utilizzato

• Soggetti incontrati durante la trasferta

• Note aggiuntive con le motivazioni delle spese sostenute

• Giustificativi da allegare

Maggiore sarà il numero dei dati delineati nelle note spese quanto migliore sarà la gestione delle trasferte per l’azienda facilitando l’aggancio tra la spesa e l’incarico, in modo da prevenire il rischio di appesantire l’operatività delle risorse interne.

Il controllo di coerenza della documentazione giustificativa prodotta dal trasfertista e la successiva validazione deve essere eseguito puntualmente e ne deve essere visibile l’esito, in modo che la successiva registrazione contabile ne autorizzi la liquidazione.

Monitorare gli stati di avanzamento delle note spese, genera come conseguenza un percorso di automatizzazione, riducendone i tempi di gestione e aumentando l’efficienza dell’attività amministrativa in modo direttamente proporzionale al volume di documenti da gestire

In mancanza di una gestione specifica presente nell’ERP in uso all’azienda, questo flusso di lavoro è agevolmente implementabile attraverso una suite di data e record management che ne copi l’avanzamento dalla ricezione e dematerializzazione del documento, fino alla conservazione a norma DPCM 2013 che permette la distruzione del cartaceo originale. La predisposizione nativa di questi strumenti alla aggregazione e fascicolazione logica di documenti eterogenei per tipo, natura e formato file rende la gestione molto flessibile pur mantenendo un alto grado di automazione.

In un modello di gestione le fasi di avanzamento possono essere individuate come di seguito:

1. Scansione del documento e relativa normalizzazione
2. Estrazione/imputazione dati manualmente o tramite funzionalità OCR
3. Controllo qualità documenti
4. Collegamento a nota spese
5. Conformità alle regole aziendali della nota spese
6. Contabilizzazione
7. Apposizione su documenti della firma digitale dell’azienda
8. Conservazione a norma

Ognuna di queste fasi deve ovviamente corrispondere a uno stato di avanzamento visualizzabile dalle risorse preposte. I primi due step è raccomandabile eseguiti anche da remoto tramite applicazioni web che dialogano con il server aziendale, mentre la contabilizzazione può essere effettuata automatizzando l’invio dei dati necessari (tra quelli citati al punto 2) all’ERP aziendale in un formato concordato di interscambio tra i due software applicativi.

Questo schema può ovviamente essere tenuto presente anche per la digitalizzazione di tutti quei documenti, di natura fiscale e non, che tuttora vengono trattati in formato cartaceo all’interno dell’azienda.