Studi odontoiatrici: le misure organizzative e il controllo degli accessi secondo la certificazione Bio Protection

Il Sistema di Gestione della Bio protection si fonda su sei pilastri fondamentali:
1) Triage e gestione prenotazioni 
2) Misure Tecniche,
3) Misure Organizzative
4) Controllo Accessi,
5) Gestione dei DPI.
6) Pulizia, disinfezione e sanificazione

In questo articolo, approfondiamo come vengono gestite le misure organizzative e il controllo degli accessi. Parleremo di due aspetti fondamentali per l’applicazione ottimale di un Sistema di Gestione della Bio protection. Per misure organizzative, si intendono tutte quelle misure applicabili dall’organizzazione e descritte minuziosamente attraverso procedure. Per dare un riscontro del rispetto di ciò che è scritto all’interno delle procedure, ad ogni procedura corrisponde un modulo di registrazione che viene firmato da chi è stato nominato responsabile dell’attuazione. Le misure organizzative fondamentalmente sono procedure che riguardano:
• Adempimenti legislativi;
• gestione rifiuti;
• gestione emergenza COVID-19;
• gestione documentale;
• gestione delle non conformità, degli infortuni e delle azioni correttive;
• gestione visitatori;
• gestione DPI,
• sorveglianza sanitaria;
• formazione e informazione sulla sicurezza;
• approvvigionamenti;
• gestione studio;
• pulizie, disinfezioni e sanificazioni.

Per quanto concerne il controllo degli accessi all’interno dello studio odontoiatrico che attua un sistema di Gestione della Bio Protection, l’accesso avviene solo tramite una prenotazione telefonica precedente. Ricevuta la chiamata del paziente, la segreteria verifica se la persona che ha chiamato è già presente in anagrafica e se la persona stessa è stata segnalata precedentemente a rischio COVID-19. (In questo caso il paziente dovrà fornirci certificazione del medico curante oppure il modulo di triage compilato prima di accedere allo studio). La segreteria comunque invia il modulo di Triage al paziente, che dovrà compilarlo. Il modulo di Triage serve per stabilire chi può e chi non deve entrare all’interno della struttura, qualora sia un caso sospetto di COVID-19 asintomatico. In caso in cui attraverso il Triage non si identifichino sintomatologie COVID-19, il paziente può presentarsi in studio, dotato di una mascherina. Al paziente, all’accettazione, viene misurata la temperatura corporea, e se ha una temperatura maggiore di 37,5° lo si invita ad uscire dallo studio, e si registrano la temperatura sulla cartella sanitaria e le motivazioni della sospensione della cura. In caso di temperatura minore di 37,5° il paziente può entrare, lo si invita a pagare e prenotare la successiva visita medica. Il paziente si accomoda in sala di attesa e compila il modulo di Triage in presenza; in caso di triage sospetto, viene avvisato il medico degli elementi emersi dal questionario e si invita il paziente ad accomodarsi fuori. Il paziente è costantemente informato sui comportamenti corretti da seguire poiché nello studio sono inserite cartellonistiche e informative sulla prevenzione del COVID-19. Per rispettare le modalità di ingresso anche per quanto riguarda gli esterni, come appaltatori, rappresentanti, trasportatori e fornitori, è stata introdotta una procedura che regolamenta i comportamenti da seguire.

Il caso dello Studio Fischer

Di seguito l’intervista a uno studio odontoiatrico che ha applicato il Sistema di Gestione della Bio Protection, lo Studio Dentistico Dr. Fischer Thomas. A rispondere alle domande sono il titolare, Thomas Fischer e la sua collaboratrice, Antonella D’Elia.

Quale è stata la sua esperienza nella gestione degli ingressi?
Il paziente viene avvisato prima sui comportamenti da osservare all’ingresso dello studio. Quindi, diciamo che arriva già preparato e un po’ viene informato dalla cartellonistica che dà indicazioni su cosa fare e cosa non fare. Ci sono stati dei casi di pazienti che hanno avuto il COVID-19, abbiamo richiesto la documentazione che certificava l’avvenuta negativizzazione ed è andato tutto secondo quanto descritto dalle procedure.
Quale è stato il ruolo nella gestione degli ingressi della segreteria?
È la segreteria che gestisce completamente i pazienti, quindi ha un ruolo fondamentale. La segreteria sa perfettamente come reagire quando ci sono delle domande con risposte positive. Ci vuole un grande impegno, non solo di tempo ma anche di attenzione perché il paziente ha bisogno di almeno cinque minuti per compilare il modulo di triage e considerandolo per tutti i pazienti in un giorno è un grosso investimento per lo studio.

Come ha gestito le urgenze?
Dal punto di vista dell’accesso, le urgenze sono gestite nello stesso modo. Ma a un paziente che è già in cura da noi, a cui magari si è staccato un provvisorio o ha un dolore, facciamo confermare semplicemente il triage effettuato in precedenza e, se non ci sono cambiamenti, gli facciamo misurare la temperatura corporea. In generale, visto che le procedure rendono un po’ più rigida la gestione dell’agenda, utilizziamo le ore al di fuori dell’orario dell’agenda normale.